Tout savoir sur la saisie de données et le profil de l’opérateur de saisie
Pour la bonne marche de son exploitation, une entreprise doit traiter toutes ses données (administratifs, financiers, commerciaux, …). D’où l’utilité de la saisie de données. C’est une opération qui ne peut être négligée dans l’entreprise. Mais en quoi consiste-t-elle réellement ?
Découvrez dans cet article toutes les informations à connaitre sur la saisie de données et les avantages de la confier à un prestataire externe.
En quoi consiste la saisie de données ?
La saisie de données ou saisie informatique est une opération qui consiste à intégrer toutes les informations d’un document de l’entreprise dans la mémoire d’un appareil électronique (généralement l’ordinateur). Ces informations sont stockées pour être exploité à un usage ultérieur ou pour être archivé. Elles sont désignées par le terme « base de données ».
La saisie de donnée s’effectue manuellement avec des outils de traitement de textes comme Microsoft Word, Google Docs, Excel, etc. ou avec des logiciels spécifiques.
C’est un traitement qui peut prendre du temps, surtout pour les informations à automatiser, telles que les formulaires, les enquêtes, etc. De ce fait, il se fait généralement par des professionnels qualifiés appelés « opérateurs de saisie ».
Les différents types de données à saisir sont les données de types numériques et de types alphabétiques tels que les textes et caractères divers, les formulaires, les données numériques et monétaires, les questionnaires, les saisies d’enquêtes, etc.
Profil et missions d’un opérateur de saisie
L’opérateur de saisie peut exercer sa fonction dans diverses structures comme les cabinets d’avocats, les cabinets comptables, les banques, etc.
Pour être désigné comme tel, il doit posséder certaines qualifications. Il doit avoir les connaissances et les compétences requises pour son métier. Les principales compétences exigées sont la rapidité et la précision de frappe. Il doit aussi maîtriser les outils informatiques de base : les traitements de texte et les tableurs. Il doit également être capable de manipuler certains logiciels (logiciel de transcription par exemple).
De manière générale, un opérateur de saisie a un niveau BAC ou BAC +2 en secrétariat. C’est un professionnel méthodique et rigoureux, qui devrait être habile dans les divers outils de traitement de données. Il devra aussi veiller à l’exactitude des informations saisies sans faire d’erreurs.
Le travail de l’opérateur de saisie, qui est la saisie de données, peut se faire en local mais également à domicile.
Pourquoi externaliser la saisie des données de l’entreprise ?
Pour se focaliser sur le cœur de son métier, une entreprise doit mettre en place une stratégie efficace afin d’améliorer la gestion de ses données. Pour cela, elle doit déléguer la tâche de saisie de données à des professionnels qualifiés.
Puisque cette tâche exige de la rigueur et des compétences spécifiques. Elle semble être simple, pourtant, elle est chronophage et laborieuse. En plus, elle nécessite l’affectation de plusieurs personnes. L’entreprise doit donc la confier à des opérateurs de saisie ou à un prestataire externe qui est une société spécialisée dans l’externalisation. C’est-à-dire externaliser la saisie de ses données.
L’externalisation offre de nombreux avantages pour l’entreprise. Elle lui permet par exemple de bénéficier d’une prestation de qualité, de gagner plus de temps pour pouvoir mieux se concentrer sur le cœur de son métier, etc.