Les diverses méthodes de gestion documentaire
Les entreprises cherchent constamment la performance pour gagner en productivité et améliorer leur processus interne. L’un des piliers à la réussite de ces objectifs est d’optimiser la circulation des informations. C’est là qu’interviennent les GED ou gestion électronique des documents. Ils remplacent les anciens systèmes de gestion des documents.
Description des anciennes méthodes de gestion documentaire
Avant l’arrivée des GED, les entreprises exploitaient différents canaux de communication à l’exemple des mails et fichiers papier. Pour gérer les papiers, les TPE et les PME investissaient massivement dans les classeurs et les boîtes. Puis en fonction de la date des documents, certains sont stockés dans des cartons tandis que d’autres résideront sur des étagères. Mais au-delà de la simplicité constatée, l’utilisation de papier engendre des coûts directs et indirects. Il est par exemple nécessaire d’acheter des imprimantes et de louer un local spacieux.
Avec le temps, les entreprises abandonnaient progressivement les fichiers papier sous l’impulsion du numérique. Les documents sont alors conservés dans des messageries mails et serveurs physiques. Il est aussi possible de se servir d’une clé USB pour assurer leur transfert d’un ordinateur à l’autre.
L’un des inconvénients majeurs de ces deux approches est que les utilisateurs sont obligés de classer manuellement les documents. Cela engendre une perte de temps considérable. De plus, les documents ne sont pas faciles à retrouver puisqu’il fallait lire chaque contenu au préalable.
En outre, que ce soit sur les papiers ou la conservation des documents sur des supports électroniques, la traçabilité et la mise en conformité constituent un problème.
La mise en place d’une GED
Le logiciel de gestion documentaire est conçue pour traiter tous les types de documents. Dans le cadre de son utilisation, un ensemble de procédures est à appliquer en commençant par le dépôt du document. Il sera ensuite classé et validé avant d’être diffusé auprès des destinataires. Notez que les manipulations à effectuer vont varier d’un logiciel à l’autre. C’est pourquoi il est conseillé de suivre à la lettre les indications et les conseils provenant des intégrateurs. Une GED peut également être configurée pour exécuter des Workflows.
Les documents sont numérisés sous format numérique. Deux solutions existent pour effectuer une numérisation. Soit les collaborateurs passent directement à travers les menus de la GED. Les outils de gestion documentaire dématérialisés offrent cette possibilité. L’autre option est d’insérer un fichier papier dans un appareil de numérisation. Assurez-vous tout simplement de paramétrer le rendu pour obtenir un rendu de qualité.
La GED exécute ensuite une indexation tout en classant les documents. Cela facilite les opérations de recherche. Les fichiers générés dans une GED sont stockés dans un site de stockage physique ou le Cloud.
Les avantages de la GED
L’accès aux documentations stockées dans la GED peut être restreint à des utilisateurs spécifiques. Cela empêche la fuite d’informations sensibles. Tous les services auront accès à des données centralisées. Cela implique qu’après des modifications, tout le monde sera au courant des mises à jour effectuées. Sachez aussi que la base documentaire est consultable sur différents outils comme les Smartphone, ordinateurs et appareils technologiques. En plus du pré indexation automatique, les documents seront contrôlés. Par conséquent, les constituants d’un même dossier seront rapprochés.
Les collaborateurs limitent aussi le temps de saisie des données et le pourcentage d’erreurs est réduit. Il est alors possible de compter sur des informations fiables sans redondance. Par ailleurs, vous saurez que la dématérialisation est favorisée par la loi à l’exemple de la loi Lemaire ou El Komhri.
La Gestion électronique de documents (GED) représente une avancée significative dans la gestion de l’information au sein des organisations au vu des avantages proposés et sa capacité à améliorer l’efficacité opérationnelle.