De l’émergence du télétravail à l’adaptation de vos outils de communication
Le télétravail est devenu une réalité incontournable pour de nombreuses entreprises et travailleurs. Depuis l’apparition de la pandémie et les mesures de confinement qui ont suivi, le travail à distance s’est imposé comme une solution pratique et efficace pour assurer la continuité des activités professionnelles. Mais comment bien préparer votre entreprise, et par extension vos collaborateurs, pour un travail à distance en toute autonomie ? Focus sur les outils de communication indispensables pour réussir sa mise en place.
L’évolution du télétravail en France et à l’international
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le télétravail n’est pas un phénomène récent. Il a commencé à se développer dès les années 1970 avec l’apparition des premiers ordinateurs personnels et l’essor des technologies de l’information et de la communication. Mais ce sont effectivement ces dernières années qui ont connu une véritable explosion de cette pratique, notamment en France et au niveau international.
Au niveau international, plusieurs études et rapports de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) ont montré une augmentation significative du télétravail dans différentes régions du monde. Cette croissance est notamment due à l’adoption de nouvelles formes d’emploi et d’organisation des entreprises. En France, son évolution s’est accélérée avec la crise sanitaire et les confinements successifs. Selon une étude récente, près de 30% des salariés français ont été en télétravail à temps complet ou partiel pendant la période de confinement. Cela représente une augmentation de plus de 20 points par rapport à la situation pré-pandémie.
Cette évolution rapide du télétravail a conduit à un bouleversement des pratiques et des habitudes de travail, ainsi qu’à une adaptation nécessaire des outils de communication.
Les enjeux et défis du télétravail pour les entreprises et les travailleurs
Qui dit travail à distance dit… Nouvelles manières de travailler. Le télétravail offre de nombreux avantages pour les entreprises et les travailleurs, tels que :
- la réduction des coûts,
- la flexibilité des horaires
- mais aussi la possibilité de concilier vie professionnelle et vie privée.
Il soulève également des défis et des risques à prendre en compte pour assurer une bonne organisation et préserver la santé des salariés.
La mise en place du télétravail implique de repenser votre organisation et d’adapter vos méthodes de management pour maintenir la motivation, l’engagement et la productivité des salariés. Les ressources humaines et les managers doivent être en mesure de définir des objectifs clairs, de suivre l’avancement des projets à distance et de mettre en place des outils de communication efficaces pour faciliter les échanges entre les collaborateurs.
Malheureusement, le télétravail implique aussi de réduire les temps à la machine à café ou les “small talks” entre collègues. Il peut entraîner des risques psychosociaux, tels que l’isolement, le stress, la surcharge de travail ou encore la difficulté à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
En cas de fréquence de télétravail importante, veillez à mettre en place des dispositifs de prévention et de suivi pour prévenir ces risques et assurer le bien-être de vos salariés.
Quelques outils de communication adaptés au télétravail
Pour faciliter le travail à distance et assurer une bonne organisation, vous devez disposer d’outils de communication adaptés aux besoins des télétravailleurs. Parmi les solutions disponibles, certaines sont gratuites, d’autres payantes et, d’autres encore, vous permettent de bénéficier de solutions sur-mesure. Dans ce dernier cas, favorisez plutôt une société experte des télécommunications comme NFCOM
La téléphonie et le mobile
Les appareils téléphoniques sont des outils essentiels pour rester en contact avec ses collègues et ses supérieurs hiérarchiques, mais aussi pour échanger avec les clients et éventuels partenaires. La mise en place d’un standard téléphonique virtuel ou d’une solution de téléphonie IP permet de centraliser et de gérer plus facilement les appels entrants et sortants. C’est le minimum requis pour assurer une continuité dans les échanges entre vos différentes parties prenantes.
Internet et les outils collaboratifs
Bien que chaque salarié devrait avoir internet chez soi, c’est un pré-requis plus complexe à obtenir en cas de déplacement fréquent. Il est pourtant incontournable pour accéder à distance aux ressources et aux documents de travail. Les outils collaboratifs en ligne, tels que les suites bureautiques, les plateformes de gestion de projets et les espaces de stockage partagés, permettent de faciliter le travail en équipe et de gagner en efficacité.
Pour vous assurer d’avoir une connexion partout et en tout temps, tournez-vous vers un forfait mobile professionnel ou, mieux encore, une box 4G/5G.
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La visioconférence
Dernier outil qui s’est largement démocratisé ces dernières années : la visioconférence. C’est une solution de communication particulièrement adaptée au télétravail, car elle permet de maintenir le lien entre les collaborateurs et de favoriser les échanges en temps réel. Les entreprises peuvent opter pour des solutions gratuites ou payantes, en fonction de leurs besoins et de leur budget. Attention toutefois, toutes les solutions ne se valent pas ! Également, le développement de nouveaux usages et de nouveaux modes de travail impliquent de multiplier les outils, ce qui n’est pas forcément évident à gérer à un niveau organisationnel.