Organiser une réunion de travail dans les règles de l’art, les étapes

L’organisation d’une réunion peut être extrêmement difficile. Des tâches simples telles que la coordination du temps des personnes, l’obtention d’une salle de taille adéquate, la mise à disposition des équipements nécessaires et la gestion des fonctions de communication ne sont que quelques-unes des complications que les organisations rencontrent au quotidien.

La façon dont les entreprises travaillent, communiquent et mènent leurs activités quotidiennes continue d’évoluer à l’ère du numérique, mais il reste important de mettre en place les bases nécessaires pour réunir les gens. Voici donc les six étapes simples pour organiser une réunion réussie dans un centre d’affaires comme ceux de BBS.

Étape 1 : Pourquoi faire une réunion ?

Il n’est pas rare de se retrouver dans une réunion où une simple communication aurait pu suffire. Dans le cas où plusieurs parties prenantes sont nécessaires pour communiquer et partager régulièrement des informations, comme dans le cas d’un grand projet, la clé du succès est une planification efficace. Combien de parties prenantes sont impliquées ? À quelle fréquence doivent-ils se réunir ? Quelle est la structure de la réunion ? Quels sont les objectifs ?

Non seulement cela vous permettra de travailler plus efficacement, mais vous économiserez le temps et l’argent des gens – surtout si la réunion en face à face nécessite des déplacements, et vous passerez plus de temps à vous concentrer sur les choses qui comptent, comme la réalisation du projet.

Étape 2 : Qui assiste à cette réunion ?

Aussi étrange que cela puisse paraître, tous ceux qui assistent à une réunion n’ont pas besoin d’être présents. Trop souvent, les réunions sont annulées, déplacées ou tout simplement ne sont jamais organisées parce que les personnes qui n’ont pas à y assister veulent simplement y être, ce qui entraîne des retards et des frustrations à tous les niveaux.

Aussi, lorsque vous organisez votre réunion, décidez qui sont les principaux intervenants, qui sont les participants obligatoires et ceux qui sont facultatifs. Pour aider les personnes facultatives à se sentir plus à l’aise de ne pas être présentes, assurez-vous d’avoir des notes et des comptes rendus de réunion complets afin de pouvoir faire des mises à jour après l’événement.

Étape 3 : De combien de temps avez-vous besoin ?

Lors de l’organisation de réunions, les gens ont tendance à s’obstiner à fixer la durée à une heure ou une demi-heure au minimum. En général, les journées de travail de la plupart des personnes ont tendance à se répartir sur sept heures et demie, ce qui signifie que lors d’une journée chargée, trois réunions d’une heure réduiront leur journée de travail de moitié, laissant peu de temps pour s’installer et faire d’autres travaux et prendre une pause. Si vous êtes une petite entreprise disposant d’un nombre limité de salles de réunion, l’utilisation de ces salles est également mise à rude épreuve et elles deviennent pleines avec seulement quelques réunions.

Avant de réserver, examinez l’objectif de la réunion et fixez l’heure de manière appropriée. Si votre réunion est une mise à jour courte et rapide, limitez-la à dix ou quinze minutes. Si vous avez une conférence téléphonique qui peut durer un peu plus d’une demi-heure, ne fixez pas une heure, mais plutôt 45 minutes. Vous serez surpris du temps et de la disponibilité que vous libérerez en étant vigilant sur la durée de la réunion.

Étape 4 : De quoi avez-vous besoin dans votre salle de réunion ?

Que vous organisiez une simple réunion de mise à jour, une séance de brainstorming pour le prochain grand projet ou une présentation au conseil d’administration, réfléchissez à ce dont vous aurez besoin dans votre salle de réunion, y compris l’équipement et l’environnement.

Si vous faites une présentation lors d’une réunion à laquelle participeront des cadres supérieurs ou des membres du conseil d’administration, assurez-vous que vous disposez du matériel adéquat pour faire votre présentation en toute confiance et que la salle elle-même est représentative de l’importance de l’occasion.

Si vous souhaitez garder l’esprit tranquille quant à votre lieu de réunion, louez une salle de conférence toute équipée dans un centre d’affaires.

Étape 5  : Gérer plus efficacement une réunion ?

Les solutions de réservation de salles de réunion offrent aux entreprises la possibilité de créer une culture de meilleure gestion des réunions, d’avoir un aperçu de l’efficacité et des coûts, et de créer un espace de travail moderne avec des dispositifs à écran tactile qui donnent aux utilisateurs un accès immédiat aux informations en temps réel.