Comment choisir une agence pour l’organisation d’un évènement d’entreprise ?

Pour organiser un évènement d’entreprise, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une convention ou autre, il est nécessaire de lancer un appel d’offres. En effet, le choix de l’agence qui se chargera de l’évènement n’est pas simple. De nombreuses étapes doivent être respectées. Vous avez besoin de trouver l’agence qui correspondra le mieux à ce que votre entreprise recherche et ce que l’évènement représente. Vous devez choisir celle qui va devenir une partenaire idéale dans l’accomplissement de cet évènement. Voici quelques conseils pour bien choisir l’agence évènementielle.

Bien choisir l’agence pour l’organisation d’un évènement d’entreprise

Quelles sont vos exigences dans l’organisation d’un évènement d’entreprise ? Quels sont les objectifs que vous souhaitiez effectuer ? Avant de choisir l’agence en soi, il est primordial de faire une présélection des agences qui ont donné suite à votre appel d’offres. Lesquelles de ces agences correspondent le mieux à votre budget ? Lesquelles d’entre elles pourraient apporter les meilleures solutions à vos contraintes ? Pour que vous puissiez faire le meilleur choix, il est nécessaire de prendre des renseignements sur les clients de ces agences, leurs domaines d’expertise ou encore sur leur réputation, surtout en ce qui concerne votre secteur d’activité. Faites des recherches si oui ou non ces agences vous ont déjà été recommandées. Étudiez bien chacun de leur avantage compétitif. Afin de ne pas perdre votre temps lorsque les agences se présenteront à vous, il vous suffit de sélectionner tout au plus 3 agences. La comparaison des propositions offertes ne sera pas ainsi complexe. Si vous en sélectionnez plusieurs, votre choix final sera difficile.

Les entretiens avec les agences d’organisation

Comme il est nécessaire que vous mettiez en compétition toutes les agences pendant la phase d’étude, vous devez exposer votre cahier de charges aux agences que vous avez présélectionnées. Durant la réunion, vous devez leur présenter précisément les informations qui seront nécessaires pour réaliser l’évènement. Il s’agit entre autres de la date, du lieu, du message que vous souhaitiez faire passer, de la population cible, de votre budget. Il ne faut surtout pas oublier de leur exposer vos contraintes. En ce qui concerne votre budget, il doit être précis et validé en interne. L’idéal est que vous donniez une fourchette budgétaire. Lorsque les agences seront briefées, elles auront le temps d’étudier votre cas et de préparer les recommandations nécessaires et les solutions pour répondre à votre objectif inscrit dans le cahier de charges. N’oubliez surtout pas d’être bien réactif face aux questions que les agences en compétition pourront vous demander. Elles sont nécessaires pour qu’elles puissent mener à bien leurs missions. Découvrez ici, l’agence nautique Arthaud Yachting à Cannes : https://www.arthaudyachting.com/

Les propositions des agences et vos évaluations

Afin de faire une meilleure comparaison des propositions des agences qui ont répondu à votre appel d’offres, il est préférable que vous receviez les agences en compétition dans une même journée. Vous pouvez leur donner une heure ou deux pour que chacune d’elles puisse vous exposer oralement ses conseils. Elles doivent également vous fournir un document complet et détaillé, qu’elles ont préparé à l’avance. Chaque agence essaiera de l’affiner au mieux après avoir reçu toutes vos remarques et vos recommandations. Afin que vous puissiez bien étudier les propositions des diverses agences qui se présentent à vous, vous avez besoin de distinguer certains critères et les modérer si c’est nécessaire. Vous pouvez par exemple étudier la qualité des documents que vous avez en main. Vous pouvez également voir la réactivité des agences face à vos contraintes. N’oubliez pas d’étudier l’originalité, la compréhension de la problématique, la pertinence de chaque réponse ainsi que le respect du budget. La plupart des annonceurs optent pour la sélection en deux temps. D’abord, ils réalisent un premier tour durant lequel une ou plusieurs agences sont écartées du projet. Ensuite, durant le second tour, ils affinent les propositions des agences qui ont été gardées.

Comment faire votre dernier choix ?

Avez-vous trouvé l’agence qui a répondu au mieux à toutes vos exigences, vos espérances ainsi qu’à toutes vos contraintes ? Avez-vous trouvé votre partenaire idéal pour l’évènement de votre entreprise ? Celle qui vous a offert les idées les plus originales et les plus adaptées à votre activité, votre lieu et votre destination ? Dans la réalisation d’un projet comme un évènement d’entreprise, il est primordial que la confiance règne. Vous devez être rassuré et être bien en accord avec les collaborateurs de l’agence de votre choix. Avec plus d’expériences, plus de contacts, une grande agence peut vous rassurer en vous fournissant une prestation de qualité. Une agence de petite taille possède peut-être une manière plus personnalisée et plus artisanale pour réaliser au mieux de votre projet. Pour finaliser votre choix, vous devez faire confiance à votre intuition. Choisissez l’agence qui comprend le mieux les attentes de votre entreprise.