Les qualités d’une bonne Assistante de Direction

La liste des qualités attendues chez une assistante, leur nombre et leur nature parfois contradictoire, posent le décor d’une profession complexe et hyper exigeante. Largement dépendante des attentes du dirigeant, de sa personnalité et de son mode de management, cette profession va solliciter des qualités parfois différentes.

Il ne s’agit donc pas ici de dérouler un catalogue, mais bien de mettre l’accent sur le socle de qualités essentielles, sans lequel rien n’est possible.

Sens du service

L’assistanat est en effet avant tout un métier de service et cette qualité doit être réellement inscrite dans l’ADN des assistantes. Dans le cas contraire, les journées risquent de leur paraitre rudes !

Fiabilité, efficacité

Un dirigeant doit pour fonctionner sereinement pouvoir faire confiance à sa plus proche collaboratrice qui par son attitude, sa fiabilité et sa loyauté saura gagner cette confiance indispensable à une collaboration évoluée et pérenne.

Elle doit pour faire face au volume et à la complexité des responsabilités qui lui seront ainsi confiées, faire preuve d’une efficacité sans faille : rigueur, vivacité, capacités de rebondissement…

Esprit concret et pragmatique avec capacité d’anticipation et hauteur de vue

Si elle doit aborder les dossiers avec un indispensable sens concret et savoir trouver rapidement des solutions pragmatiques aux multiples problématiques qui se posent à elle durant sa journée de travail, elle doit aussi avoir le recul et la hauteur de vue nécessaires pour lui permettre d’analyser les situations à froid et de mettre en place, sur certains dossiers, des stratégies de long terme.

Aisance relationnelle mais discrétion et sens de la confidentialité

Véritable interface relationnelle de son dirigeant, l’assistante doit, c’est évident, posséder une vraie facilité à aller vers les autres, adapter son discours à ses divers interlocuteurs et à créer du lien.

Elle doit pour autant savoir garder une posture discrète, en retrait et en tant que « confidente » de première ligne du dirigeant, faire preuve d’un sens de la confidentialité étanche sans lequel aucune relation de confiance ne peut s’installer ou perdurer.

Capacité à créer du lien tour en gardant ses distances

Femme de contacts, l’Assistante doit savoir entretenir et développer son réseau. Accessibilité et disponibilité lui permettent de recueillir des informations importantes qu’elle pourra faire remonter à son Dirigeant. Elle doit être celle à qui l’on peut se confier.

D’un autre côté, extrêmement sollicitée et courtisée en raison de sa proximité avec le décideur, elle doit savoir garder ses distances pour se protéger.

Un dosage par toujours évident à trouver !

Calme et posée, mais réactive et proactive

Sa position de « fusible » impose qu’elle sache aborder les évènements avec calme et sans froid. Elle contribue par sa posture posée de facilitatrice sereine, à rassurer le dirigeant. Elle sait aplanir les difficultés.

Mais elle sait aussi réagir dans l’urgence, faire preuve d’autant de créativité que de proactivité pour trouver des solutions et changer des plans à la dernière minute.

Sens de l’humour mais sérieux et rigueur

Il est indispensable bien sûr qu’elle aborde ses responsabilités avec sérieux et un professionnalisme sans faille, cela dit l’humour n’est pas proscrit, bien au contraire ! Il peut permettre, lorsqu’il est bien dosé et utilisé au moment opportun, de dédramatiser des situations tendues.

Diplomatie, mais autorité naturelle

Les Assistantes doivent savoir quoi dire, comment le dire, à qui et quand, autrement dit, elles doivent posséder un sens diplomatique… tout en conservant une certaine autorité naturelle qui légitime leur position et celle du dirigeant qu’elles assistent.

Encore un beau numéro d’équilibriste !

Distance mais empathie

On pourrait encore allonger la liste des qualités nécessaires pour faire d’une assistante de direction cette « perle » irremplaçable.  Je suis persuadée qu’en lisant cet article, vous pensez à des qualités que je n’ai pas citées ! Je terminerais pour ma part par le délicat dosage entre distance et empathie. Si ça n’est pas le mouton à 5 pattes, ça y ressemble !