Comprendre ce qu’est le vrac numérique pour le traiter efficacement
La numérisation des documents était auparavant prise telle une technique avancée s’appliquant dans la gestion administrative d’une organisation. Toutefois, les choses ont grandement changé au fil du temps ! N’importe quelle entreprise actuelle est obligée de mettre le traitement du vrac numérique parmi les priorités. En effet, l’entassement sans cesse de documents sur des serveurs touche de nos jours toutes les institutions utilisant des données et informations numériques. Non géré, cela impacte négativement la productivité des individus dans l’organisation, en plus d’exposer cette dernière aux risques judiciaires et financiers.
Les causes du vrac numérique
Vous éradiquez vos vrac numériques seulement en connaissant le problème et son origine. Il s’agit en effet d’un terme technique créé par l’« Abrégé d’archiviste » pour désigner un ensemble de documents se montrant très dissemblables, mais non classés. Le fléau se caractérise par des fichiers périmés, introuvables, illisibles, en triplons, en versions différentes, en format non pérennes ou avec des contenus inconnus.
Les causes les plus courantes du vrac numérique proviennent des serveurs ou des applications sur lesquelles les individus de l’organisation produisent et partagent des fichiers. Cela peut être le manque de performance ou la mauvaise organisation. Par ailleurs, des mauvaises habitudes des utilisateurs et créateurs des documents entraînent également ce phénomène. Ces manières peuvent être le fruit du manque de connaissance ou du temps, ou tout simplement de l’absence de discipline au sein de l’entreprise.
Les techniques pour lutter contre le vrac numérique
Il est important de préciser que faire face à un vrac numérique n’est jamais un procédé agréable et le traiter se montre rarement telle une manœuvre simple de réalisation. Tout de même, le phénomène reste évitable et résolvable. Le tout est de mettre en place des règles de nomination et d’organisation de documents, ainsi que des serveurs ou applications performants. La première solution demeure une approche humaine consistant à faire apprendre aux employés ou aux membres les gestes à adopter pour mieux classifier les documents et utiliser efficacement les logiciels de classements. Cette démarche ne peut pas toutefois suffire si les documents à traiter se montrent volumineux. Dans ce cas, l’intégration d’une approche industrielle dans le procédé devient indispensable. Il s’agit de la mise en œuvre d’une solution logicielle gérée par des experts en gestion des documents numériques.
Les méthodes d’évaluation d’un vrac numérique
Il est difficile d’identifier la meilleure approche à adopter sans connaître la gravité de la situation. En outre, certaines organisations ne sont pas conscientes du fait qu’elles sont déjà concernées par le phénomène. L’évaluation du vrac numérique se révèle donc fondamentale. Pour ce faire, il est préconisé d’élaborer une grille d’évaluation en fonction des critères qui correspondent aux règles et aux logiques de l’organisation. Vous pouvez par exemple insérer dans la grille la durée de recherche des fichiers, le lieu de stockage de certains documents, etc. Ce sera ainsi facile de déterminer si le temps nécessaire pour trouver un fichier est conforme à une moyenne, si la localisation des documents est bien connue, … Plus des réponses se montrent anormales ou floues, plus l’adoption d’une solution demeure urgente et importante.