Que penser de cet engouement croissant pour la dématérialisation ?
La dématérialisation est désormais sur toutes les lèvres. De nombreux entrepreneurs vantent les mérites du « zéro papier » et même les services publics portent un intérêt croissant à cette tendance. Malgré ce phénomène, quelques chefs d’entreprise hésitent à adopter cette transformation. Pour avoir une idée objective à ce sujet, il convient de se pencher sur les avantages tirés de l’utilisation des pièces dématérialisées.
La dématérialisation des documents : une nécessité pour la plupart des entreprises
L’évolution des nouvelles technologies permet maintenant aux sociétés d’utiliser des pièces dématérialisées. Au vu des dernières lois votées par les législateurs français, la dématérialisation sera incontournable pour la plupart des entreprises. Des textes en faveur de la facturation électronique ont été ratifiés. Par conséquent, les enseignes doivent se préparer à recevoir des documents numériques en guise de facture. Sur les marchés publics, les partenaires des organismes étatiques ont aussi l’obligation d’expédier des factures numérisées. Tout cela devrait pousser les dirigeants à contacter des sociétés aptes à fournir des solutions de dématérialisation.
Contrairement aux idées reçues, ce changement ne consiste pas à scanner tous les documents circulant au sein de l’établissement. Chaque pièce émise doit être authentifiable grâce à la présence d’une signature électronique. L’horodatage se fera également à l’aide d’un système spécifique. Dans ce contexte, faire appel à un prestataire est nécessaire pour respecter les normes en la matière. Ces professionnels proposent des formules à la portée de toutes les structures. Les PME peuvent donc profiter de toutes les possibilités offertes par la dématérialisation. En effet, ce processus sera bénéfique pour les entreprises de petite taille qui désirent se développer.
Les avantages tirés de la dématérialisation des documents
Cette approche présente de nombreux avantages. Néanmoins, pour se concentrer sur un exemple précis, on abordera la dématérialisation des factures. Pendant longtemps, la facturation était chronophage. Plusieurs services sont amenés à échanger des informations pour créer ce document. Ceci étant fait, il faudra encore remettre cette pièce en main propre. En optant pour une pièce dématérialisée, on s’épargne cette perte de temps aussi bien lors de sa création qu’au moment de l’envoi. L’archivage électronique permet d’assurer la confidentialité de certaines transactions. Si nécessaire, il sera cependant possible de produire une copie. Ce qui améliore la traçabilité des mouvements de fonds.
L’abandon du support papier participe également à l’optimisation des coûts. L’établissement réduira son budget de fonctionnement pour se reposer sur les services d’un prestataire qualifié. Dans la pratique, les formules proposées restent abordables. D’ailleurs, chacun dénichera certainement une offre répondant à ses besoins. La dématérialisation des documents sera particulièrement avantageuse pour les dirigeants souvent en déplacement. Les systèmes proposés permettent de récupérer ou d’expédier certaines pièces depuis n’importe quel appareil. Ainsi, on pourra toujours surveiller le déroulement des activités même en étant en voyage.