Secrétariat téléphonique externalisé : une solution pour gagner en efficacité
Le secrétariat téléphonique est un service qui permet de gérer les appels entrants et sortants d’une entreprise ou d’une organisation. Il est souvent utilisé pour offrir un service clientèle de qualité, pour prendre des rendez-vous, pour gérer les agendas des professionnels ou encore pour filtrer les appels importants. Le secrétariat téléphonique peut être externalisé ou interne à l’entreprise, en fonction des besoins et des ressources disponibles.
Actuellement, le choix d’externaliser est bien plus intéressant et avantageux pour les entreprises. En effet, l’externalisation est l’option qui permet de mieux répondre aux demandes du marché. D’ailleurs, les entreprises bénéficient de beaucoup d’intérêts en y ayant recours.
Comment le secrétariat téléphonique externalisé peut-il aider les entreprises à améliorer son image et le service qu’il offre à sa clientèle ?
Secrétariat téléphonique externalisé : de quoi s’agit-il ?
Le secrétariat téléphonique externalisé consiste à déléguer tout ou partie du secrétariat téléphonique de son entreprise à des prestataires externalisés expérimentés. Dans ce contexte, le terme « sous-traitance » peut également être employé. Le dirigeant s’appuie souvent sur ce service pour la partie administrative et comptabilité de l’entreprise.
Les tâches incluses dans le secrétariat téléphonique externalisé peuvent varier en fonction des prestataires et des besoins spécifiques de l’entreprise. Cependant, certaines des tâches couramment incluses dans le secrétariat téléphonique externalisé sont: la gestion des appels entrants, la prise rendez-vous, la gestion de l’agenda, l’assistance à la clientèle, et la qualification des fiches.
Quelle est son importance pour les entreprises ?
Le secrétariat téléphonique est important pour une entreprise car il permet de gérer efficacement les appels entrants et sortants et d’offrir un service clientèle de qualité. Le secrétariat téléphonique peut également permettre de prendre des rendez-vous et de filtrer les appels importants. En externalisant le secrétariat téléphonique, les entreprises peuvent également bénéficier de coûts réduits, d’une disponibilité accrue et d’une expertise technique pointue offerte par les prestataires externes.
Dans le cas où une entreprise ne se dote pas de ce service, elle peut manquer des appels importants, perdre des opportunités commerciales, ne pas pouvoir fournir un service clientèle adéquat et perdre du temps dans la gestion de la communication téléphonique en interne. Cela peut également causer une surcharge de travail pour les employés de l’entreprise qui doivent gérer les appels, ce qui peut nuire à leur productivité et à leur engagement envers leur travail.
Secrétariat téléphonique externalisé : quels avantages ?
C’est une évidence, l’externalisation est bien plus avantageuse qu’une mise en place en interne. Que promet-elle ?
- Une disponibilité accrue : le service de secrétariat est disponible en tout temps, y compris les week-ends et les jours fériés.
- Une réduction des coûts : externaliser permet de limiter les dépenses liées au recrutement, à la formation et à la gestion des secrétaires.
- Une meilleure qualité de service : les services de secrétariat téléphonique externalisé sont souvent spécialisés et peuvent offrir des compétences pointues.
- Une image professionnelle : les entreprises peuvent bénéficier d’une image plus professionnelle en laissant une impression positive aux clients qui appellent.
- Un gain de temps : cette fonction permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de ne pas perdre de temps à traiter les appels entrants.
- Un service personnalisé : les services de secrétariat peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, telles que la gestion de rendez-vous, la prise de messages, etc.
En résumé, le secrétariat téléphonique externalisé est une opportunité à rater pour les entreprises. Cependant, il faut être attentif lors du choix du prestataire de service.