Rapport d’activité : les avantages de ce document pour votre communication d’entreprise

Obligatoire pour les entreprises SARL, SAS ou SA, le rapport annuel d’activité n’est cependant pas imposé aux entreprises de type EURL ou SARL. Si votre société n’a pas l’obligation de réaliser ce dossier, intéressez-vous tout de même aux multiples avantages que vous pourrez y gagner ! 

En tant que chef d’entreprise ou chargé de communication, divulguer des informations pertinentes et transparentes sur votre affaire est indispensable. Le rapport d’activité fait partie intégrante d’une stratégie d’influence qui communique sur vos actions menées et sur leurs résultats. Ce document permet ainsi à vos collaborateurs, investisseurs, prospects potentiels et, si vous le souhaitez, à votre audience sur le Web d’en apprendre plus sur votre entreprise. 

Justifier votre chiffre d’affaires, démontrer les retombées de vos actions et présenter vos valeurs vous intéresse ? Découvrez comment rédiger votre rapport annuel d’activité avec les recommandations de l’agence Pierrot ! 

Quels sont les avantages apportés par la création d’un rapport d’activité ? 

Avant de mener l’étape fastidieuse de la rédaction et de la mise en page de ce document, prenez connaissance des avantages qu’il vous offre ! 

Un résumé annuel de vos actions 

Au cours de l’année écoulée, quels étaient vos objectifs et quels en sont les résultats ? En rassemblant les informations de vos différents collaborateurs, faites une synthèse sur : 

• Les plans d’actions (physiques ou digitaux : quel était le contexte de leur mise en place, à destination de quelle cible, pour résoudre quelle problématique ? Et quelles conclusions vous en tirez ?  
• Les partenariats à atteindre et comment se portent vos collaborations ? 
• Les campagnes de communication avec l’intégralité de votre réflexion et de votre stratégie déployée, puis des données chiffrées de vos résultats ; 
• L’intégralité des données qualitatives et quantitatives, telles que des études menées par vos soins et votre chiffre d’affaires.

Ces informations-là peuvent être utilisées en guise d’archive pour la réflexion de vos futures actions, mais aussi pour appuyer vos propos lorsque vous devez convaincre un nouvel investisseur ou un prestataire de rejoindre votre entreprise.  

Le rapport d’activité a donc pour effet de rassurer vos potentiels collaborateurs et également de motiver votre équipe en présentant les performances de l’année passée et les marges de progression à atteindre ! 

Un document gage de transparence et de crédibilité 

Sur le Web, de nombreux clients pourraient vous contacter pour réaliser un projet ou acheter un produit. Cependant, la concurrence en ligne est rude. Si un prospect ne semble pas convaincu par vos offres à cause d’un manque de transparence et de visibilité sur votre activité, vous perdez des opportunités d’élargir votre portefeuille client ! 

Vos cibles attendent des résultats qui témoignent de votre expertise et des projets que vous menez en parallèle de votre activité. En ce sens, un rapport d’activité est une occasion parfaite pour faire le bilan de vos réussites, mais aussi de vos échecs. Attention, révéler vos actions infructueuses n’est pas négatif ! En faisant cela, vous jouez la carte de la transparence et du professionnalisme. Vous montrez que vous êtes doté de résilience, d’auto-évaluation et de remise en question pour perfectionner vos actions !  

Bien qu’un rapport annuel d’activité soit un document officiel, ne sous-estimez pas la valeur de l’émotion durant votre rédaction pour démontrer à vos prospects que vous êtes avant tout humain. 

Une mine d’or pour votre création de contenus interne et externe

Un rapport d’activité regorge d’idées de contenus à mettre en forme pour vos canaux marketing et de communication ! Grâce aux diverses informations recueillies, vous pourrez créer : 

• Des paragraphes pour alimenter les rubriques de votre newsletter ; 
• Des infographies pour vos réseaux sociaux ou votre site web ; 
• Des extraits de citations à inscrire dans des communiqués ou dossiers de presse ; 
• Des contenus variés sur votre site internet, comme par exemple un onglet “Rétrospective de l’année 2024” pour présenter votre évolution ; 
• Des podcasts pour donner la parole à l’ensemble des collaborateurs mobilisés sur les différents projets, etc.
  

Ainsi, le rapport d’activité devient une matière première riche pour nourrir l’ensemble de vos supports de communication, de marketing et commerciaux. 

Un atout pour encourager vos salariés

Bien qu’utile en communication externe, le rapport d’activité joue un rôle clé pour la motivation de vos collaborateurs en interne. 

Certes, vous êtes chef d’entreprise et c’est à vous que reviennent les lourdes tâches dans la gestion de votre société. Mais qu’en est-il de vos employés qui mettent tout en œuvre pour maintenir la prospérité et la réussite de vos projets ? Sans leur labeur, votre entreprise ne connaîtrait pas son évolution actuelle !  

Créer ce dossier permet plusieurs choses : vos salariés prennent connaissance des performances atteintes sur l’ensemble des projets sur lesquels ils ont été mobilisés. De plus, cela renforce leur lien social et ils se sentent pleinement intégrés à la culture de l’entreprise. 

Par ailleurs, vous pouvez également les faire participer à la rédaction ou à la relecture de ce rapport avant sa diffusion ! Cette initiative génère de la considération et augmente leur motivation ! 

Une mise en valeur de votre image de marque

Au-delà de vos expertises, un rapport d’activité témoigne de deux éléments identitaires de votre entreprise : votre qualité rédactionnelle et votre charte graphique. En effet, vous mettez en avant votre image de marque, ce qui vous distingue de la concurrence et vous rend identifiable pour vos prospects (si vous le publiez en ligne, par exemple). 

Au travers du graphisme, du ton rédactionnel, du rythme dans les rubriques et de son format, le rapport d’activité est un outil marketing et de communication qui devient une vitrine d’entreprise, et même un média.

Un rapport d’activité n’est pas obligatoirement composé de pages comme s’il s’agissait d’un livre. Vous pouvez laisser libre cours à votre créativité ! Par exemple, si vous souhaitez atteindre des collaborateurs dans l’audiovisuel, pourquoi ne pas proposer un rapport d’activité au format vidéo ? Une version numérique ou papier sera toutefois la bienvenue pour mettre en évidence les éléments les plus importants comme les chiffres clés. 

Quelques préconisations avant de rédiger votre rapport d’activité

Si vous souhaitez créer votre rapport annuel d’activité vous-même, voici quelques indications préliminaires. 

Identifier les objectifs à atteindre

Ce document ne doit pas être conçu au hasard et à destination de qui de droit, sauf s’il est mis en ligne pour tout public. En amont, définissez de façon stratégique les objectifs que vous espérez atteindre avec votre dossier : 

• Est-ce qu’il s’agit d’un rapport annuel d’activité, d’un rapport financier ou d’un rapport d’étude ? 
• Selon quel contexte publiez-vous ce document ? 
• Quelles cibles visez-vous : actionnaires, collaborateurs, clientèle, partenaires ? 
• En quelles langues souhaitez-vous faire traduire votre document ? 
• Quel format est le plus adapté : papier, numérique, vidéo, etc. 

Ces premières interrogations aiguilleront votre rédaction, afin de maintenir une cohérence entre les rubriques et un cap pour vos objectifs. 

Déterminer les ressources nécessaires à mobiliser

Selon la taille de votre entreprise, le sujet et les objectifs de votre rapport d’activité, notez que vous devrez y consacrer un certain nombre d’heures et de ressources internes pour sa création. Voici toutes les étapes à prendre en compte : 

• Collecter toutes les informations importantes ; 
• Mener des interviews ; 
• Établir un chemin de fer et un plan de rédaction ; 
• Prendre des photos et créer tous les éléments graphiques ; 
• Penser à l’organisation de tous les éléments et créer un visuel harmonieux ; 
• Traduire le document dans toutes les langues exigées ; 
• Relire et corriger ; 
• Imprimer le document, le cas échéant, et le diffuser. 

Ainsi, il convient de mobiliser une équipe interne entièrement consacrée à la création de ce rapport annuel et de répartir les tâches selon les appétences de chacun. Aussi, fixez-vous un délai pour la publication de ce contenu, car cela vous évitera de déborder (un rapport d’activité se publie assez tôt en début d’année, alors pas une minute à perdre !)  

Vous ne pouvez pas créer votre rapport annuel en interne ? À qui faire appel ? 

Si le temps et les ressources internes pour réaliser votre rapport d’activité vous manquent, de nombreuses possibilités s’offrent à vous ! 

Dans un premier temps, vous pouvez créer un appel d’offres, à publier sur votre site internet ou sur des espaces dédiés, afin de réunir un maximum de candidats. Celui qui répondra en grandes parties à vos attentes sera le maître d’œuvre de votre projet. 

En revanche, si le temps vous est compté et que vous souhaitez un prestataire le plus rapidement possible, recherchez et contactez vous-mêmes des agences de rédaction aguerries aux rapports d’activité ! De nombreuses agences mèneront votre curation d’informations ainsi que la rédaction et la relecture de chaque texte !  

Cependant, il vous faudra également prévoir de collaborer avec d’autres experts comme : un graphiste pour mettre en forme votre dossier, un imprimeur pour une version print du dossier et des traducteurs si nécessaire.