Quelles sont les tâches à confier à un assistant virtuel administratif ?

Un assistant administratif virtuel est un professionnel offrant des services de soutien administratif à distance. En prenant en charge certaines tâches et responsabilités, il permet à ses clients de gagner du temps et de se concentrer sur des aspects plus importants de leur activité.

Qui a besoin d’un assistant administratif virtuel ?

Les services d’une assistante administrative virtuelle peuvent être sollicités par divers types de personnes et d’organisations.

Il peut s’agir d’entrepreneurs et de travailleurs indépendants, de petites entreprises et moyennes entreprises (TPE et PME), de startups, de dirigeants et cadres au sein d’une entreprise, de professionnels occupés : avocats, médecins, consultants…, de travailleurs à distance rattachés à une entreprise, des particuliers, etc.

En somme, un assistant virtuel administratif peut être utile à toute personne et à toute entreprise soucieuse de gagner en productivité dans la gestion de leurs opérations.

10 tâches à déléguer à une assistante virtuelle administrative

Un assistant administratif peut prendre en charge diverses tâches et voici quelques exemples : 

1. Gestion des e-mails

Une assistante à distance fait le tri, répond aux e-mails et organise votre boîte de réception. Mais également le filtrage des courriers indésirables, la gestion des invitations à une réunion, le suivi des communications importantes, etc.

2. Gestion de l’agenda

Ceci est la mission phare dans le métier d’assistance virtuelle : la planification et coordination des rendez-vous, la réservation de salles de réunion, la gestion des rappels et des horaires, la mise à jour des calendriers, et bien d’autres tâches importantes.

3. Rédaction et préparation de documents

L’assistante en ligne fait la rédaction, la mise en forme et la correction de documents professionnels tels que des rapports, des présentations, des lettres, des devis ou des factures.

4. Recherche en ligne

Les recherches sur Internet pour recueillir des informations spécifiques, obtenir des données de marché, trouver des fournisseurs, réaliser des études de faisabilité, etc. sont également du ressort de l’assistant administratif virtuel.

5. Gestion des fichiers et de la documentation

Un Assistant Admin à distance s’occupe du classement, organisation et archivage des documents numériques, création de structures de dossiers, gestion des versions, mais aussi du data entry ou saisie de données.

6. Coordination des voyages

La réservation de billets d’avion, d’hôtels et de voitures de location, l’élaboration d’itinéraires de voyage, la gestion des visas et des documents connexes font partie de la gestion administrative impartie au collaborateur à distance.

7. Support administratif et bien plus !

Outre la saisie de données, la création et mise à jour de bases de données, la préparation de rapports de suivi, l’assistant administratif virtuel peut gérer les dépenses et les remboursements et coordonner la petite logistique comme les fournitures de bureau.

8. Standard téléphonique et réseaux sociaux

La gestion des appels téléphoniques peut être confiée à l’assistante virtuelle : traitement des appels, transferts et réponse aux demandes de renseignements de base. Il peut aussi aider dans la gestion d’une plateforme de réseaux sociaux.

9. Support à la gestion de projet

Ses missions sont le suivi des tâches, la mise à jour des tableaux de bord de projet, la gestion des calendriers des membres de l’équipe, l’organisation de réunions d’équipe, etc.

10. Service clientèle

Il répond aux demandes de renseignements des clients, fournit un support de base, traite les retours ou les réclamations, et aide l’entreprise à trouver des clients.

Il faut noter que les attributions d’un assistant virtuel administratif dépendent surtout des besoins de son client. Vous pouvez déléguer différentes responsabilités pour alléger votre charge de travail et vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre entreprise.