Pourquoi envisager de recourir au service d’une agence de voyage d’affaires ?
Gérer les voyages d’affaires peut être une tâche complexe, voire incontrôlable sans une bonne organisation. Plusieurs employés d’entreprise partent souvent en voyage d’affaires vers des itinéraires de plus en plus variés. Cela peut engendrer des coûts énormes en plus de la charge de travail. Pour faire de vos voyages un véritable atout et non une charge lourde pour votre entreprise, il est temps d’opter pour une solution de gestion efficace de vos dépenses en matière de déplacement, en faisant appel à une agence de voyage d’affaires. Certes, cela vous engendrera des coûts supplémentaires, mais vous fera bénéficier de meilleurs résultats. Découvrons ce que votre collaborateur pourra vous rapporter.
Le rôle de votre agence
Lorsque vous faites appel à une agence de voyage d’affaires, vous vous assurerez d’une meilleure gestion de vos voyages tout en respectant les limites de votre budget. Une agence va donc vous aider à optimiser vos coûts tout en vous apportant les conseils nécessaires en termes de voyage d’affaires. Les missions d’une agence sont nombreuses :
- Elaborer la politique de voyages d’affaires tout en assurant le contrôle de la conformité.
- Faciliter le processus de réservation des voyageurs.
- Négocier des tarifs de voyage avantageux auprès des compagnies aériennes ainsi qu’au niveau des hôtels, tout en assurant la bonne gestion des contrats.
- Travailler efficacement avec le département des finances concernant les frais de voyage et les possibilités de remboursement de dépenses.
- Etablir les prévisions au niveau des besoins financières des entreprises (budget et dépenses).
- Etre à disposition des voyageurs 24h/24 et 7j/7 pour une assistance.
Les atouts d’une agence
Une agence de voyage d’affaires bénéficie des professionnels compétents, capables de vous apporter leur expertise et leurs conseils en matière de réduction de frais de déplacement. Ils pourront alors négocier facilement les meilleures affaires possibles, qu’il s’agisse de vos billets d’avion, vos frais de séjour en hôtel tout en tenant compte de vos besoins spécifiques (notamment en termes de confort). D’ailleurs, une agence de voyage d’affaires peut fonctionner au niveau régional, tout comme national ou international. Elle pourra donc répondre à tous besoins spécifiques.
Les professionnels en voyage ont également les connaissances nécessaires et suffisantes sur tout ce qui concerne les déductions fiscales relatives à votre entreprise lors de vos voyages d’affaires. En termes d’organisation, il est important de mettre en place une technologie de gestion des voyages afin d’optimiser le processus. Une agence peut s’occuper de cette tâche en mettant en place un outil spécifique qui va vous permettre de rationnaliser tous les processus.
Les avantages pour l’entreprise
En faisant appel à une agence de voyage d’affaires, vous profiterez d’un gain de temps au niveau de votre organisation. Par ailleurs, vous gagnerez également en confort car votre collaborateur fera en sorte que vos employés puissent profiter d’un maximum de commodité lors de leur voyage. Ainsi, plus ils seront dans le confort, plus la productivité sera renforcée.
Comme l’agence est un bon conseiller, elle vous accompagnera également à travers un suivi et un soutien aux employés en déplacement. Ainsi, ces derniers pourront voyager en toute tranquillité d’esprit. Ils n’auront pas à gérer les problèmes de réservation ou les contraintes de dernières minutes.
Enfin, grâce à une agence, vous serez en mesure d’établir un rapport de gestion de dépenses optimal et en temps réel, tout en tenant compte de vos objectifs globaux. Cela vous permettra alors de pouvoir garder un œil sur le résultat. Cela vous permettra de mieux anticiper les opérations futures en termes de voyage d’affaires et ainsi améliorer le processus au fur et à mesure. Votre collaborateur vous apportera alors la meilleure expérience financière pour vos résultats et vous aidera à trouver une bonne rentabilité.