L’impression sécurisée : assurez la confidentialité de vos impressions

Seuls 44 % des professionnels de l’informatique estiment que leur entreprise prend des mesures pour assurer la sécurité des imprimantes. Le fait est que la plupart des gens ne considèrent pas les imprimantes réseau comme une menace pour la sécurité.

Cela a pu être vrai dans le passé, mais les imprimantes d’aujourd’hui sont un point d’entrée facile pour les cybercriminels. Elles disposent de disques durs et de connexions réseau. Les imprimantes ressemblent plus que jamais aux ordinateurs et aux smartphones.

C’est pourquoi davantage de responsables informatiques et de propriétaires d’entreprises doivent faire des solutions d’impression sécurisée une priorité absolue.

1. Gérer efficacement les utilisateurs

La partie la plus importante de vos efforts en matière de sécurité d’impression est la gestion de vos employés. Plus de 90 % des violations sont le résultat d’une erreur humaine. Vos employés représentent une menace majeure pour la sécurité.

La plupart de vos employés n’essaient pas de provoquer une violation. Dans le cas de l’impression, ils peuvent imprimer une copie d’un document confidentiel, puis la laisser sur l’imprimante.

Dans certains cas, vous pouvez donner à un employé ou à un service l’accès à une imprimante privée. De cette façon, vous pouvez être sûr que les fichiers restent confidentiels lorsque les RH ont besoin d’imprimer des documents.

Même avec une imprimante privée, il y a le problème du stockage de la mémoire de l’imprimante. Des documents confidentiels peuvent être stockés dans la mémoire de l’imprimante. Sans la bonne sécurité en place, ces documents pourraient alors être accessibles.

Il existe plusieurs mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que vos employés impriment de manière sécurisée. La première consiste à les former et à les éduquer. Montrez-leur les procédures qu’ils doivent suivre lorsqu’ils ont besoin d’imprimer un document.

L’éducation les aide également à comprendre les risques que présente l’impression. S’ils comprennent pourquoi la sécurité de l’impression est importante, ils seront plus enclins à la mettre en pratique.

Vous devez également gérer les personnes qui ont accès à l’imprimante. Vous pouvez créer des comptes dotés de certains privilèges d’impression. Les employés qui doivent imprimer des documents confidentiels devront être autorisés à le faire.

2. Investissez dans votre matériel

Un autre facteur à prendre en compte dans l’impression sécurisée est l’imprimante elle-même. Vous devez savoir d’où provient chaque appareil de votre réseau. C’est particulièrement important si vous disposez d’un matériel de location.

Faites le point sur les fonctions de sécurité de votre imprimante. La plupart des modèles actuels sont dotés de fonctions de sécurité destinées à protéger votre réseau.

Vous devriez installer un pare-feu qui ne laissera que les IP de confiance se connecter à vos imprimantes. Vous pouvez également définir un mot de passe pour l’accès au réseau. Cela limite les périphériques qui peuvent se connecter à l’imprimante.

Si vos imprimantes ne disposent pas de ces fonctions de sécurité, il est peut-être temps de les mettre à niveau.

Enfin, n’oubliez pas l’emplacement de l’équipement. Les imprimantes doivent être placées dans des endroits faciles à surveiller. Ainsi, il est facile de savoir qui accède à l’imprimante.

3. Utilisez les bons outils logiciels

Un autre conseil pour sécuriser les travaux d’impression dans votre entreprise est de vous assurer que vous utilisez les bons outils logiciels.

Les logiciels peuvent être plus rentables que l’installation d’imprimantes séparées et privées pour les documents confidentiels. C’est souvent le cas dans les grandes entreprises. De nombreux employés peuvent être amenés à manipuler des informations et des documents sensibles.

Les outils logiciels permettent à ces employés de partager une imprimante avec d’autres. Dans le même temps, ces programmes assurent la sécurité.

Les logiciels d’impression sécurisée comportent des paramètres qui mettent les travaux d’impression en attente. Ils exigent la saisie d’un code PIN ou d’un code d’accès à l’imprimante.

Cela signifie que la personne qui commande l’impression doit être présente pour saisir le code. Sans ce code, l’imprimante n’exécutera pas le travail.

Cette fonction permet d’éviter que des documents soient laissés là où n’importe qui pourrait les ramasser. En outre, elle permet de réduire le gaspillage. De nombreux utilisateurs ne réclament jamais les travaux d’impression, ce qui signifie que le travail ne sera pas imprimé.

4. Vérifiez votre sécurité

Vous suivez probablement la sécurité des logiciels que vous exécutez sur vos ordinateurs et autres appareils. Si vous avez mis en place une procédure, vous effectuez probablement des évaluations de la vulnérabilité de vos réseaux.

Vous devriez également vous tenir au courant des mises à jour de sécurité. Lorsque vous trouvez des vulnérabilités, vous devez vous efforcer de les corriger.

Alors pourquoi ne faites-vous pas de même pour vos imprimantes ? Les imprimantes fonctionnent également avec des logiciels, qui doivent être mis à jour ou corrigés de temps à autre.

Pour l’essentiel, vous devez intégrer vos imprimantes et autres matériels dans vos protocoles de sécurité. Plus vous pouvez sécuriser de points d’accès potentiels, plus votre entreprise sera sûre.

5. Obtenez de l’aide avec les solutions d’impression sécurisée

La cybersécurité est une tâche importante pour toute entreprise, mais c’est un domaine en pleine expansion. De nombreux services informatiques sont confrontés à ce problème. Plus le nombre d’appareils ajoutés aux réseaux augmente, plus il devient difficile de les contrôler tous.

C’est probablement l’une des raisons pour lesquelles les imprimantes sont souvent négligées. Elles semblent présenter peu de risques par rapport aux smartphones de vos employés. Votre équipe informatique a d’autres chats à fouetter.

C’est pourquoi vous devriez envisager de travailler avec une tierce partie. Ils peuvent améliorer non seulement la sécurité des imprimantes, mais aussi celle de votre entreprise dans son ensemble.

Un partenaire expert peut vous aider à trouver les bonnes fonctions de sécurité ou à choisir le bon logiciel. Il peut également vous aider à intégrer les imprimantes au réseau en toute sécurité. Enfin, il peut vous assister dans la surveillance et l’application de correctifs.

Si vous vous demandez comment améliorer la sécurité de votre entreprise, contactez-nous. Nous disposons de l’expertise nécessaire pour vous aider à concevoir une solution adaptée à votre entreprise.