En temps de crise, les factures impayées se multiplient très vite et ce fléau peut vite devenir dangereux pour la trésorerie de votre entreprise.
Pour éviter cet écueil, il y a des précautions à prendre en amont, et des solutions le cas échéant : les procédures de recouvrement.
Gardez des preuves de la commande et de la livraison
Au cas où le client n’aurait pas l’intention de vous payer, vous seriez alors amenés lors de vos poursuites à devoir prouver le bien fondé de vos créances. La tâche en sera donc largement simplifiée avec des preuves écrites. Dans la plupart des cas, la facture ne pourra pas constituer une preuve (sauf par acceptation tacite), elle ne reste qu’un document comptable émis unilatéralement par le créancier.
Il est donc indispensable de demander une preuve écrite des commandes de vos clients et de leur exécution et cela quel que soit le client. Ne pas suivre cette consigne, c’est s’exposer à une explosion des litiges et des refus de paiement de la part des clients de mauvaise foi niant la livraison ou de ceux en difficulté financière niant leur accord pour une commande qui ne fait plus partie de leurs priorités.
Demandez donc systématiquement la signature des bons de commande et d’exécution de la prestation ainsi que l’apposition du cachet commercial du client. Ce dernier présente un certain avantage par rapport à la signature puisqu’il présume que la personne le détenant détient le pouvoir d’engager l’entreprise.
Définissez clairement ce que vous vendez
Le décalage entre la chose attendue et la chose fournie est une source majeure de litiges.
Pour éviter toute contestation et refus de paiement par des clients de bonne ou mauvaise foi, il convient de définir le plus précisément possible le produit ou la prestation vendue et les règles du jeu.
Vos contrats ou vos conditions générales de vente doivent ainsi énoncer clairement :
- ce que couvre votre prestation
- les limites de la prestation, c’est à dire ce qu’elle ne couvre pas
- les droits et obligations de chacune des deux parties
Le client doit en avoir pris connaissance au plus tard au moment de l’exécution de la commande. Assurez-vous donc qu’il ne puisse pas ne pas les avoir vues. Faites-les par exemple apparaître au verso de vos devis/bons de commande en prenant soin de mentionner leur présence au recto. Attention : les clauses apparaissant au dos d’une facture n’ont aucune valeur juridique car elles viennent après la vente. Seules les clauses figurant sur des documents contractuels avant vente (par exemple le bon de commande) sont recevables.
Restez vigilant, si la commande du client contredit les conditions générales de vente et que vous l’acceptez, les clauses modifiées ou écartées ne pourront pas lui être opposées.
Tirez profit des mauvaises expériences que vous pourriez rencontrer. En cas de désaccord avec un client sur l’interprétation des conditions, pensez toujours à les faire évoluer et à clarifier les points qui pourraient redevenir litigieux.
Identifiez avec précision vos clients
Vendre à un inconnu est suicidaire pour votre entreprise.
Lorsque les données concernant le client sont faibles ou inexistantes, le recouvrement s’en trouve d’autant plus compliqué. En effet, si vous êtes amené à engager des actions amiables et judiciaires envers votre client, il faudra souvent :
- retrouver ses nouvelles coordonnées
- personnaliser les lettres de relance pour qu’il se sente véritablement concerné
- prouver qu’il n’y a pas ambiguïté sur la personne dans vos contrats sans quoi le juge ne pourra prononcer un jugement
Les noms mal orthographiés, les noms d’enseigne utilisés en lieu et place de la raison sociale sont des obstacles certains au recouvrement de vos créances.
Il vaut donc mieux s’assurer, dès la commande, d’avoir en main les renseignements clés.
A savoir, pour un particulier :
- Nom et prénom correctement orthographiés
- Date et lieu de naissance
- Adresse
(on pourra demander une photocopie de la carte d’identité)
et pour une personne morale :
- Raison sociale exacte (et non seulement le nom de la marque commerciale)
- Numéro SIREN
- Forme juridique
- Nom et prénom du contact
- Fonction du contact
- Adresse du siège (méfiance si le siège est dans une société de domiciliation)
Après obtention de ces informations, il est en général prudent de les vérifier en ligne ou auprès du greffe du tribunal de commerce de sa domiciliation.
La connaissance de l’identité de votre client va ensuite vous permettre :
- de vous intéresser à sa solvabilité
- de les faire figurer dans le contrat de vente, éliminant ainsi toute sorte d’ambiguïté
Muni de ces informations, vous pourrez ainsi entamer plus facilement une procédure de recouvrement dont vous pourrez trouver les différentes étapes et modalités sur cette page.