Diriger une entreprise de construction n’est pas de tout repos ! En dehors du fait que les volumes de travail varient énormément en fonction des saisons, il est important de pouvoir garder un œil sur tous les aspects de votre domaine d’activité si vous souhaitez que votre entreprise reste au top de sa forme tout en vous assurant d’offrir la meilleure qualité de service possible pour votre public, même aux moments de grande affluence.
Missions administratives pour une assistante virtuelle en construction
Afin de rester efficace sur le plan administratif, il vous faut probablement de l’aide. Que ce soit pour les menues tâches de traitement de données ou pour l’organisation de dossiers, une assistante administrative en construction peut vous aider dans les missions suivantes :
- Standard téléphonique, réponse aux appels et aux courriels
- Organisation des déplacements
- Préparation des rapports de projet
- Organisation des rendez-vous pour les visites et synchronisation des agendas
- Saisie de données de toute nature
- Gestion de la base de données
- Petite formation et chefferie de projets en interne
Assistante virtuelle en construction : gestion de stock et coordination
Bien que les missions d’une assistante virtuelle soient effectuées à distance, la gestion de votre stock peut lui être confiée avec sérénité. Pour cela, votre aide peut s’occuper des tâches ci-après.
- Gestion de l’inventaire
- Commande de fournitures
- Supervision et monitoring du mouvement des stocks
- Suivi des dépenses
- Contrôle du budget
- Achat en ligne d’équipements et de matériaux
- Gestion des communications liées à la logistique
Gestion du calendrier et missions de planification
Une assistante virtuelle en construction peut aisément prendre le rôle d’assistante de direction s’il s’agit là du poste dont vos affaires ont besoin. Entre autres missions que vous serez amené à lui confier, elle est la personne indiquée pour les missions suivantes :
- Organisation du calendrier et notification des parties prenantes
- Préparation des rapports d’avancement
- Mise à jour des dossiers et notification des parties prenantes
- Planification des activités hors chantier
- Coordination des activités des projets en cours et à venir
- Coordination des contrats
- Aide à la rédaction et à la vérification des clauses de contrats de projets
- Transmission des dossiers aux services juridique, technique, exécutif, etc. le cas échéant
Assistante virtuelle en construction : relations externes, marketing et service client
Naturellement, une entreprise en construction comporte des pôles où les besoins rejoignent les autres domaines d’activité. De ce fait, il est important de prendre en compte les points de contact de votre entreprise avec le monde extérieur. Une assistante virtuelle experte dans son domaine peut vous aider dans les missions suivantes :
- Support technique entre les équipes sur site et hors site
- Marketing sur les réseaux sociaux : community management, social selling, modération des pages social media, etc.
- E-mail marketing : envoi de newsletters, relation client
- Service clientèle : support téléphonique, télémarketing, gestion des tunnels de vente…