Vous venez d’ouvrir votre cabinet infirmier et vous vous lancez dans l’aventure libérale ? Les débuts ne sont pas toujours faciles et de nombreuses questions propres à la gestion d’un cabinet infirmier peuvent survenir. Développement de sa patientèle, optimisation de son organisation et planning quotidien, remplacements des IDEL, comptabilité : nous vous proposons 5 conseils capitaux pour améliorer la gestion de votre cabinet infirmier.
Ouvrez un compte bancaire professionnel
Ouvrir un compte bancaire professionnel n’est pas obligatoire en tant qu’infirmière libérale. Il est toutefois recommandé de séparer votre compte bancaire personnel de votre compte bancaire professionnel pour éviter toute confusion au niveau fiscal et comptable. L’ouverture d’un compte bancaire professionnel vous offre la possibilité d’utiliser des outils et services réservés aux professionnels : liaison de votre compte avec un logiciel de comptabilité, avantages financiers, montants de transactions plus élevés, etc.
Pour déterminer le compte bancaire adapté à votre situation, n’hésitez pas à définir en amont vos besoins :
- le budget que vous souhaitez allouer à la création du compte
- le besoin de prestations physiques (dépôt de chèques, espèces)
- la nécessité d’associer votre compte à des terminaux de paiement
De nombreuses banques proposent des solutions bancaires adaptées aux professionnels. Selon le budget que vous souhaitez y allouer mensuellement, vous pourrez décider de vous tourner vers des banques en ligne ou des banques traditionnelles. N’hésitez pas à demander des devis à plusieurs banques afin de déterminer les avantages et inconvénients de chaque offre en fonction des besoins de votre cabinet infirmier.
Assurez la visibilité de votre cabinet infirmier en ligne
Pour de nombreux secteurs d’activité, une présence en ligne devient indispensable pour développer son activité. En tant qu’infirmière libérale, rendre visible son cabinet en ligne est un moyen efficace de faire connaître son cabinet et de développer sa patientèle en se rendant visible auprès de patients à la recherche de professionnels de santé à proximité du cabinet.
La visibilité en ligne d’un cabinet infirmier peut facilement se développer avec l’implantation d’un site internet dédié aux patients. Celui-ci pourra fournir de nombreuses informations comme :
- le nom et prénom des infirmiers
- les moyens de communication (numéro de téléphone, mails)
- l’accessibilité au cabinet infirmier
- des informations plus spécifiques au métier d’infirmière libérale : diplômes, spécialités, moyens de paiements ou langues parlées
Vous pouvez également décider d’intégrer au site un agenda en ligne, une option relativement efficace pour faciliter la prise de rendez-vous de votre patientèle et optimiser l’organisation de votre planning.
Optez pour une solution de gestion de cabinet infirmier
Vous êtes sûrement plus à l’aise dans la pratique de soins infirmiers auprès de vos patients, mais peut-être moins sur la gestion administrative et comptable de votre cabinet. Pas de panique : si les chiffres ou les tâches administratives vous effraient, il existe des logiciels spécialement conçus pour les infirmières libérales.
Les logiciels infirmiers facilitent le quotidien des infirmières en les libérant de certaines tâches complexes et récurrentes comme :
- la gestion du planning et des rendez-vous
- le suivi des dossiers patients, des prescriptions et soins
- l’édition des facturations
- la gestion des télétransmissions
Pour assurer cela, le logiciel pour infirmière libérale Albus intègre, par exemple, dans son outil de nombreuses fonctionnalités qui améliorent le quotidien dans un cabinet infirmier libéral : partage des dossiers entre collègues infirmiers, synchronisation entre plusieurs appareils, dictionnaires des actes, aide pour les cotations,… Plusieurs offres sont ainsi proposées pour répondre minutieusement à chaque besoin en tant que libéral.
Anticipez le remplacement d’un collaborateur dans votre cabinet
Un IDEL en congés ? En arrêt maladie ou maternité ? En formation ? Le remplacement des infirmières libérales titulaires fait partie des tâches récurrentes dans la gestion du cabinet et peut devenir un vrai casse-tête sans anticipation de ces événements. Pour faciliter la recherche d’infirmières libérales remplaçantes, vous pouvez :
- déposer des annonces sur des groupes en ligne ou des applications dédiées aux remplacements d’IDEL
- vous appuyer sur votre propre réseau professionnel : le bouche à oreille est un puissant moyen de trouver un infirmier remplaçant
- consulter l’annuaire des infirmières remplaçantes proposé sur le site de l’Ordre National des Infirmiers et trouver précisément une remplaçante dans la zone géographique de votre cabinet
Organisez le planning de votre cabinet infirmier
L’organisation du planning de votre cabinet infirmier est souvent source de difficultés. Le planning doit prendre en considération de nombreux paramètres : les exigences des patients, les priorités et horaires fixes des soins, le rythme de chaque IDEL, etc. Organiser avec l’équipe des IDEL le planning de chaque collaborateur et du cabinet infirmier permet, d’une part, d’assurer une permanence de soins à vos patients et, d’autre part, d’aménager du temps de repos et jours de congés pour chacun de vos collaborateurs.
Afin d’optimiser le planning du cabinet, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs points :
- déterminez le rythme de travail de chaque collaborateur: journée complète ? demi-journées ? plusieurs jours successifs ? Il est primordial de déterminer avec l’ensemble des collaborateurs infirmiers du cabinet les rythmes de travail de chacun pour assurer une permanence de soins chaque jour.
- réservez des plages horaires dédiées à certains types de soins : réservez vos matinées pour les prises de sang à jeun par exemple, et répartissez les autres soins sur le reste de la journée, en fonction des exigences de vos patients et du secteur géographique de vos rendez-vous.
- prévoyez des temps de repos dans le planning : ces temps sont nécessaires pour décompresser, récupérer et ainsi améliorer votre efficacité au travail.
- … et des sessions pour les tâches purement administratives : bien que ce ne soit le coeur de métier de l’IDEL, des plages horaires doivent être intégrées à votre planning pour réaliser toutes les tâches liées à la gestion administrative et comptable du cabinet infirmier et de l’infirmière libérale : télétransmissions, relances des mutuelles, comptabilité, etc.