Actuellement, de plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de leur permanence téléphonique. La concurrence devient de plus en plus rude et le temps commence à manquer. Gérer sa permanence téléphonique en interne peut parfois devenir un vrai calvaire étant donné tout ce qu’elle implique. Son externalisation devient alors la meilleure solution. Découvrez dans cet article les raisons pour lesquelles vous devrez externaliser la permanence téléphonique de votre entreprise.
Petit rappel : qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique est un service qui se charge de gérer les appels téléphoniques d’une entreprise, notamment les appels entrants. Ce service est proposé par des prestataires professionnels qui sont spécialisés dans le domaine du secrétariat. Tous les différents milieux professionnels peuvent y recourir, car il peut parfaitement s’adapter aux besoins de chacun d’eux. Sa principale mission est de permettre à une entreprise d’être joignable à tout moment afin d’optimiser sa relation client. Mais elle présente aussi de nombreux autres avantages.
Plus de temps pour vous focaliser sur vos objectifs
Traiter un appel entrant peut parfois prendre beaucoup de temps. Et pour rester compétitive, une entreprise ne peut pas se permettre d’en perdre. De plus, être constamment interrompu par des appels téléphoniques ralentit l’efficacité de votre personnel à remplir leurs réelles missions. Grâce à une permanence téléphonique d’entreprise, vos équipes gagneront du temps et pourront mieux se focaliser sur leurs objectifs, mais surtout à leur cœur du métier.
De plus, en optant pour un service de permanence téléphonique, il n’est plus question de rater, ne serait-ce qu’un appel. Tous, SANS EXCEPTION, seront traités dans les règles de l’art. Par conséquent, vous ne mettrez plus en attente les appels de vos clients potentiels. Les appels seront pris en charge aussi rapidement que possible grâce à ce service qui les gère et disponible en permanence d’où son appellation.
Une meilleure réputation pour votre entreprise
L’accueil téléphonique est en général le premier contact entre une entreprise et ses futurs clients. C’est pourquoi il est indispensable de la soigner. En externalisant la permanence téléphonique de votre entreprise, vous pouvez être sûr qu’elle est confiée à des personnes qualifiées dans le domaine de la réception d’appel. Chaque appel sera pris en faisant en sorte que votre relation client s’en retrouve améliorée.
Les téléopérateurs recevront vos appels avec courtoisie tout en suivant à la lettre vos consignes. De plus, vous ne raterez plus aucun appel comme évoqué précédemment. Chacun d’entre eux sera traité dans les meilleurs délais. Ils peuvent également se charger d’organiser votre agenda afin que tous les rendez-vous soient pris même en dehors des heures conventionnelles d’ouverture des bureaux. Grâce à un service de permanence téléphonique externalisée, votre entreprise sera alors toujours joignable. Ce qui ne peut qu’améliorer votre image professionnelle et augmenter vos chiffres d’affaires.
Plus d’espace dans vos bureaux
Embaucher des téléopérateurs nécessite une certaine espace pour installer les équipements nécessaires dans la réalisation de leur mission. En choisissant de faire appel à un service de permanence téléphonique externalisée, vous gagnerez plus d’espaces dans vos bureaux. Vous pourrez donc utiliser cette espace pour d’autres fonctions à l’instar d’un lieu d’entreposage par exemple. Ou vous pouvez tout simplement réduire la surface de bureau que vous devez louer. Ce qui vous fera dans tous les cas des économies.
Une réduction des dépenses
Une des principales raisons pour une entreprise d’opter pour l’externalisation de sa permanence téléphonique est de réduire ses dépenses. En externalisant, vous n’aurez plus besoin d’investir dans des équipements supplémentaires et des logiciels/outils qui coûtent cher ni de vous soucier des problèmes techniques qui peuvent survenir. Vous vous passerez également de la location d’un espace supplémentaire pour l’installation de ces équipements comme évoqué précédemment. Il en est de même pour vous éviter d’en aménager ou d’en faire construire.
Vous n’aurez pas non plus à engager des téléopérateurs en interne qui perçoivent un salaire mensuel fixe et qui impliques des charges sociales. Un prestataire de service en permanence téléphonique tarifie en fonction du nombre d’appel effectué pour votre entreprise. Vous pourrez donc recruter du personnel à des fins plus importantes afin de développer votre entreprise.