L’archivage des documents administratifs est une démarche à laquelle les entreprises doivent accorder de l’importance. Il est surtout nécessaire de le faire dans les règles de l’art, afin de pouvoir retrouver facilement un papier en cas de besoin. Découvrez dans les lignes suivantes pourquoi l’archivage des documents administratifs s’impose et comment s’y prendre pour le réussir.
Les enjeux de l’archivage des documents administratifs
Un des gros enjeux de l’archivage des documents administratifs est juridique. En effet, c’est une démarche imposée par la loi. Ce qu’il faut savoir à ce sujet est que la loi oblige les entreprises et les pouvoirs publics à conserver leurs archives pendant une certaine durée minimale. Ce délai varie en fonction de la nature des documents.
Il y a aussi un enjeu lié à la sécurité. Car il est important d’archiver les documents administratifs en veillant à ce qu’on les retrouve dans leur état d’origine. Des dispositions spéciales doivent notamment être prises pour protéger parfaitement les dossiers qui contiennent des informations sensibles. Il est nécessaire de bien sécuriser les lieux de stockage de vos archives, qu’ils soient physiques ou numériques.
Les enjeux financiers de l’archivage des documents sont également une réalité. Lorsque cette démarche est faite de façon professionnelle, on gagne du temps dans la recherche des documents, ce qui optimise les coûts.
La bonne façon de conserver les documents sous format papier
Une bonne organisation est nécessaire pour la conservation correcte des documents au format papier. Cela passe par la mise en place au préalable d’un système de classement et ensuite d’une méthode d’archivage. Il faudrait que la façon de vous y prendre permette l’ajout rapide de nouveaux documents et vous donne la possibilité de vous débarrasser aisément des documents dont les délais de conservation sont passés.
Pour que les choses se déroulent convenablement, vous devez respecter certaines étapes. La première est de déterminer les documents que vous allez archiver et la durée de cet archivage. Pour cela, rassemblez tous vos papiers et triez-les par thème. Ensuite, au niveau de chaque thème, faites en sorte que vos documents soient classés du plus récent au plus ancien. Profitez-en pour mettre de côté les papiers sans importance que vous pouvez détruire.
La deuxième étape est de préparer des classeurs ou des pochettes qui recevront vos différents documents. Il est bon que ces accessoires indiquent le thème, ainsi que les années concernées, ce qui simplifiera le rangement.
L’étape suivante est l’archivage en lui-même. Des endroits sécurisés doivent être choisis pour le stockage des classeurs et pochettes dans lesquels se trouvent vos papiers. Veillez à ce que leur accès soit facile. Ainsi, lorsque vous aurez à effectuer des tris pour vous débarrasser des documents dont le délai d’archivage est passé, vous ne rencontrerez pas de difficultés.
Archivage de ses documents sous format numérique
À l’heure où on ne parle que de dématérialisation, vous songerez certainement à archiver vos documents sous format numérique. Dématérialiser c’est recevoir directement ses documents administratifs au format digital. Vos relevés de compte, bulletins de salaire et autres factures peuvent ainsi être mis sous cette forme. Si vous faites le choix de fonctionner avec des documents dématérialisés, vous aurez à traiter très peu de documents au format physique. L’archivage de vos données devra se faire sur une plateforme appelée coffre-fort électronique.
Si vous ne voulez plus avoir à gérer des documents physiques, il va falloir que vous numérisiez les papiers que vous avez reçus afin de pouvoir les archiver dans un coffre-fort électronique. Cela consiste simplement à convertir vos documents au format physique en version digitale. L’un des avantages majeurs de ce procédé est que vos documents, numérisés, ne peuvent être endommagés à la suite d’un incendie ou d’une inondation. En outre, vous pouvez en garder des copies et les partager éventuellement à des tiers en cas de besoin.
Pour aller plus loin : Pourquoi faut-il conserver certaines archives et pas d’autres ?