Certains documents nécessitent un formatage parfait, une mise en page parfaite, voire une reconnaissance de caractères pour le texte enfermé dans des images ou des documents numérisés. Heureusement pour vous, le format PDF est le format idéal pour ces circonstances (et bien d’autres !). Avec un logiciel PDF puissant comme Soda PDF (cliquez-ici pour accéder à ses fonctionnalités), les tâches importantes sont simples et rapides à réaliser ! Dans cet article, nous allons vous présenter trois situations idéales pour l’utilisation du format PDF.
Partager des fichiers importants
Lorsque vous devez partager des documents ou des contrats importants, craignez-vous parfois que votre destinataire puisse modifier le texte ? Ou de jouer avec les détails du contrat (son salaire n’était-il pas de 40 000 et non de 45 000 ?) ?
Comme les images, les PDF peuvent être « verrouillés ». Sécurisez vos documents à l’aide d’un mot de passe, ou définissez des autorisations pour empêcher les destinataires de modifier, supprimer, imprimer ou partager des documents ! Lorsque les agences et les professionnels partagent des documents importants avec des clients ou des partenaires, ils peuvent être sûrs que leur travail ne sera pas plagié ou édité sans leur permission.
Selon les conseils de Legal Scans, les documents juridiques « doivent être créés dans un format de fichier qui ne peut être modifié sans laisser d’empreinte électronique. » Le fidèle format PDF entre dans cette catégorie ! C’est pourquoi les fichiers PDF sont 100% admissibles au tribunal ! Essentiellement, lorsqu’il s’agit de documents juridiques, il faut utiliser le format PDF.
Préserver le format du document
Enregistrez votre document au format PDF et dormez tranquille en sachant que, quel que soit le système d’exploitation utilisé pour visualiser votre PDF, sa mise en page et son contenu resteront intacts. Comme son nom l’indique, le format PDF (Portable Document Format) est un format de fichier qui présente les documents d’une manière indépendante des logiciels d’application, du matériel et des systèmes d’exploitation (quel format civilisé !).
La technologie ne cessant d’évoluer, nous nous attendons à ce qu’un document ait le même aspect, quelle que soit la manière et l’endroit où nous le visualisons. Qu’il s’agisse de différents systèmes d’exploitation, d’applications de lecture ou même d’appareils mobiles et de tablettes. Lorsque la mise en forme et le style de vos documents sont une priorité absolue, il est préférable d’utiliser le format PDF comme format de fichier de choix.
Création d’un portfolio PDF
Nous avons tendance à oublier la facilité avec laquelle nous pouvons fusionner et diviser des documents en utilisant le format PDF. Le texte et les pages des documents PDF sont organisés et indexés dans un format qui vous permet de diviser et de fusionner des pages sans perturber le contenu, la mise en page ou la qualité de votre document original.En fusionnant simplement différents fichiers PDF en un seul document, vous pouvez créer un portfolio PDF à partir de plusieurs travaux. Créez un portfolio de candidat à partir de votre CV, de votre lettre de motivation, de vos lettres de référence et même d’échantillons de votre travail ! Les employeurs potentiels vous remercieront de pouvoir accéder à tous vos fichiers sans avoir à vous débattre dans un abîme d’e-mails. Les portfolios PDF sont également utiles si l’on considère que la taille des fichiers PDF reste relativement petite, et qu’ils sont donc faciles à sauvegarder et à partager. De cette façon, vos documents ne sont limités que par votre imagination !