La gestion d’un syndic de copropriété repose sur de nombreuses tâches qui ne doivent pas être prises à la légère et reposer sur des compétences certaines. Des missions qui peuvent être complexes, mais aussi chronophages comme par exemple l’envoi des convocations aux Assemblées Générales. En effet, c’est une tâche quelque peu rébarbative qui demande bien souvent beaucoup de temps, mais qui doit pourtant être effectuée dans les règles de l’art afin d’être légalement viable. Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions pour simplifier l’envoi des convocations comme la lettre recommandée électronique.
Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ?
La lettre recommandée électronique est un système de communication en ligne qui a la même valeur qu’une lettre recommandée classique depuis 2019. En effet, elle va permettre de procéder à l’envoi de documents nécessitant la réception d’un accusé de réception en ligne et sans avoir à se déplacer. Pour se faire, il suffit de choisir une plateforme sécurisée d’envoi de lettre recommandée électronique et d’y uploader le contenu souhaité. Il sera alors possible de faire vérifier son identité et d’entrer les coordonnées de son ou de ses destinataires. La plateforme se chargera alors de notifier le destinataire qu’il a reçu une lettre recommandée électronique et ce dernier pourra au choix, accepter, refuser ou ignorer ce courrier. Si le destinataire accepte de recevoir le courrier, il pourra alors y accéder et l’expéditeur recevra un accusé de réception. Si le destinataire décide de le refuser ou de l’ignorer durant plus de 15 jours c’est une notification de refus qui sera transmise à l’expéditeur. La lettre recommandée électronique, l’accusé de réception ou encore la notification de refus auront évidemment la même valeur juridique que les documents envoyés par la voie postale. Ce système va donc véritablement permettre de gagner un temps précieux dans le traitement de ses envois, mais aussi d’opter pour un mode de communication plus écologique. L’utilisation de la lettre recommandée électronique ne nécessite pas d’impression ni de déplacements pour acheminer le courrier ce qui permet de réduire la production de déchet et de gaz à effet de serre. Ainsi, de nombreux professionnels et particuliers ont décidé d’opter pour ce mode de communication, c’est notamment le cas dans le secteur juridique, mais également dans le secteur immobilier (plus d’informations sur le blog Immoz) et donc notamment pour les syndics de copropriété et l’envoi des convocations aux Assemblées Générales.
Comment envoyer une convocation à une AG avec une LRE ?
La LRE ou lettre recommandée électronique va donc pouvoir être utilisé par les syndics de copropriété pour l’envoi des courriers nécessitant plus de sécurité, dont les convocations aux Assemblées Générales. La convocation pourra être enregistrée sur la plateforme dédiée à l’envoi de lettre recommandée électronique et il suffira de saisir ses coordonnées et celles de ses destinataires. Les copropriétaires vont alors recevoir une notification leur expliquant qu’une lettre recommandée électronique leur a été adressée et ils pourront choisir de l’accepter, de la refuser ou de l’ignorer.
Attention cependant, dans le cas d’une copropriété, l’utilisation de la lettre recommandée électronique pour l’envoi des courriers doit être préalablement validée. Le sujet pourra être abordé lors d’une AG afin de soumettre cette décision au vote. Si cette nouvelle façon d’échanger est validée, un email permettra aux copropriétaires d’accepter au préalable de recevoir des notifications lorsqu’une lettre recommandée électronique leur est adressée. Il n’est donc pas possible d’adopter ce nouveau fonctionnement sans l’accord de l’ensemble des copropriétaires. Qui plus est, la lettre recommandée électronique ne dispense pas de respecter le délai légal de 21 jours avant la date de l’AG pour l’envoi de la convocation (plus d’informations sur le sujet ici).