L’archivage se distingue du simple stockage des documents d’entreprise. Il repose sur un processus visant précisément à accompagner le cycle de vie des documents à risques et confidentiels, de leur création à leur élimination. Indissociable des processus métiers de l’archivage, l’archivage en tant que tel découle d’un processus transverse à l’entreprise, lui permettant de mettre sous contrôle l’ensemble de ses documents, tout en lui apportant une valeur ajoutée de connaissance et de défense de son patrimoine économique et social.
Une procédure d’archivage en 4 étapes clés
Hormis
le fait que l’archivage pour une
entreprise soit une obligation légale à
respecter, procéder à sa réalisation revient à accompagner en quelque sorte
le cycle de vie de chaque document à devoir trier,
classer, conserver et en définitive archiver.
Les 4 étapes-clés de l’archivage selon Arcalys, société d’archivage spécialisée dans les processus d’externalisation des archives :
- Identifier et authentifier les documents essentiels de l’entreprise
- Stocker les documents à conserver
- Archiver et consulter les documents d’entreprise ainsi conservés dans les meilleures conditions
- Détruire les documents inutiles et classer définitivement ceux qui constituent le patrimoine documentaire de l’entreprise
Ce procédé d’archivage en 4 étapes prend en compte les exigences spécifiques à la gestion des archives.
Un processus bien défini par la politique d’archivage
Processus rigoureux permettant ainsi de qualifier et localiser un document dans un système d’archivage. Le document étant maintenu dans un parfait état de conservation et de lisibilité, il devient ainsi accessible pour le personnel ou les personnes habilités à les consulter durant toute sa durée légale de conservation. Enfin, tout document inutile ou n’ayant plus aucune raison d’être conservé est détruit. C’est donc à partir de la politique d’archivage mise en place que le sort des documents est ainsi déterminé et délimité dans le cadre réglementaire de gestion des archives. Car dans le déroulement de processus d’archivage, certains documents doivent être archivés alors que d’autres non.
Enfin, le processus d’archivage, mis en place par une politique d’archivage fiable visant à la conservation des documents en vue de garantir leur mise à disposition, reste le moyen le plus efficace pour mettre sous contrôle le cycle de vie des documents ainsi archivés. Quel que soit le lieu de stockage et la quantité d’archives conservées, le responsable des archives doit être en mesure de garder la main sur les documents archivés et de vérifier si les durées de conservation sont bien respectées, ou de voir si les évolutions juridiques ou organisationnelles relatives aux nouvelles réglementations à prendre en compte sont également applicables aux archives dont il a la gestion et la responsabilité.