Organiser un évènement constitue une tâche relativement complexe. En effet, il est important de bien assurer un large éventail de postes d’organisation. Il est tout à fait possible de réaliser seul un évènement. Cependant, assurer sa réussite implique un grand nombre de compétences et une parfaite organisation. Il est donc préférable de confier l’opération à des prestataires externes spécialisés dans l’événementiel. Ils pourront aussi bien s’occuper de la communication de l’événement que des volets restauration, audiovisuel, décoration et animation. Il existe néanmoins un large choix en ce qui concerne les prestataires événementiels, ce qui peut rendre la sélection difficile. Voici quelques démarches utiles pour vous aider dans la sélection de vos intervenants.
Identifier les objectifs et les besoins
Faire confiance à des spécialistes de l’événementiel constitue la meilleure alternative pour vous assurer de la réussite de votre événement. En effet, ils disposent des savoir-faire nécessaires pour assurer chaque poste organisationnel. L’événement sera ainsi organisé au mieux et cela peut vous permettre de vous décharger d’un certain stress. Bien entendu, vous devez prendre le temps de bien choisir l’entreprise organisation evenement. La première chose à faire est alors de déterminer au préalable vos besoins et vos objectifs. Vous devez donc mettre en évidence la thématique de l’événement et son type (repas d’affaires, conférence, événement privé, événement professionnel…). Vous devez aussi évaluer les éléments nécessaires pour l’organisation de votre événement, mais aussi le budget et les contraintes. Cela vous permettra de réaliser une pré-selection des prestataires ayant répondu à votre offre. Il sera ainsi plus facile de trouver le prestataire organisation evenement répondant au profil que vous recherchez.
Opter pour un prestataire avec une bonne réputation
Après avoir évalué les objectifs ainsi que les besoins, le choix d’un prestataire événementiel dépend de différents critères. L’un de ces critères est la réputation de l’intervenant. Ainsi, le prestataire organisation evenement sélectionné sera à même de vous aider à atteindre vos objectifs (recherche de partenariats, acquisition de parts de marché, recherche de collaborateurs…) et à augmenter la notoriété de votre événement. Il doit notamment être capable de respecter vos besoins et de vous fournir un véritable accompagnement durant la mise en œuvre de votre projet. Vous devrez donc vous renseigner au préalable avant d’arrêter votre choix. Pour cela, vous pouvez, par exemple, vous fier aux avis clients vérifiés concernant le prestataire sur internet que ce soit sur Google ou dans les réseaux sociaux. Vous pouvez aussi vous servir du bouche-à-oreille pour en connaitre davantage sur la qualité des services de l’intervenant.
Choisir un intervenant disposant d’une bonne expérience
L’expérience est un autre critère sur lequel vous pouvez vous baser lorsque vous recherchez votre spécialiste d’organisation evenement. En effet, une entreprise possédant déjà plusieurs années d’expérience dans le domaine est plus efficace qu’une entreprise qui vient de commencer dans ce domaine d’activité. Opter pour une société avec une bonne expérience permet, par ailleurs, d’avoir la garantie que l’organisation de votre événement sera effectuée par un personnel compétent et qualifié. Celle-ci peut d’ailleurs vous exposer ses anciennes réalisations pour vous aider dans votre sélection. Généralement, un prestataire expérimenté dispose d’un bon retour de la part de ses clients et peut parfaitement s’adapter à tous types de projets événementiels.
Solliciter une entreprise à l’écoute
L’écoute fait aussi des paramètres qui déterminent le choix d’une entreprise événementiel. Effectivement, il est important que celui qui s’occupera de votre projet soit réceptif à vos envies et besoins. Ainsi, il sera à même de vous assister durant toutes les étapes de votre événement. Il pourra notamment vous apporter différents conseils. Ses conseils porteront aussi bien sur les démarches à réaliser que sur les dépenses liées à votre projet et sur ses spécificités organisationnelles. Par ailleurs, il devra être capable de vous apporter son aidé dans la gestion de votre budget. Cela vous permettra d’éliminer les dépenses inutiles et de privilégier les dépenses nécessaires. Bien entendu, cette aide n’influe pas négativement sur la réussite de votre projet. En résumé, le prestataire organisation evenement devra jouer à la fois le rôle de conseiller et d’assistant lors du processus d’organisation de votre événement.
Jauger les qualités du prestataire
Une entreprise ou une agence événementielle doit généralement disposer de certaines qualités pour pouvoir répondre aux mieux à vos attentes. En effet, l’organisation d’un événement peut comprendre des périodes où il sera nécessaire d’effectuer des tâches rapidement. Ainsi, le prestataire choisi devra faire preuve de réactivité que ce soit lors de sa réponse à votre offre que lors de ses propositions d’organisation lors de l’entretien. Il doit également avoir une bonne disponibilité pour pouvoir vous aider à chaque phase de votre projet. Bien entendu, il doit aussi pouvoir s’adapter à chacune de vos demandes pour pouvoir organiser un événement avec un impact adapté à vos objectifs. D’un autre côté, vous pouvez aussi vous baser sur le feeling pour évaluer le prestataire lors d’une entrevue avec lui. Cela vous permettra de vérifier qu’il est capable de vous mettre en confiance. C’est aussi un bon moment pour vous informer un peu plus sur ces capacités organisationnelles puisqu’il sera amené à gérer différents postes techniques.
Faire jouer la concurrence
Mettre en compétitions différents intervenants est une bonne alternative pour trouver un prestataire organisation evenement adéquat à votre projet. Vous pouvez notamment leur présenter votre cahier des charges lors de leurs entrevues. Cela sera utile pour les aider à vous proposer leurs présentations d’organisation. Vous pourrez ainsi comparer les différentes propositions et sélectionner celle qui sera la plus détaillée, qui sera la plus complète et qui répondra parfaitement à vos objectifs. Évidemment, vous devez aussi prendre le temps de faire une comparaison des différentes offres. L’idéal est alors de demander plusieurs devis aux prestataires sélectionnés. Vous pourrez alors vérifier leurs contenus afin de voir s’ils correspondent à votre budget, vos besoins organisationnels et vos attentes en matière de qualité de service.
Bref, en prenant en compte l’ensemble de ces critères, vous pourrez affiner votre choix lors de votre recherche de votre prestataire événementiel. Il pourra une fois l’événement terminé faire un point avec vous pour distinguer les points nécessitant des améliorations et ceux qui répondent parfaitement à vos demandes.