9 Astuces à connaître dans la création des plannings de chantier

La gestion d’un chantier est un processus complexe, ce qui explique par ailleurs qu’il s’agit bel et bien d’un métier à soi, qui peut occuper une personne à temps plein. De nature simple, la création du planning d’un chantier peut vite devenir cauchemardesque si elle est mal préparée, ce n’est pas pour rien qu’il arrive si souvent que des entreprises débordent du planning initialement prévu. Nous allons vous communiquer de nombreuses petites astuces et bonnes pratiques qui permettent d’aider à la construction du planning de chantier.

Décomposer pour mieux régner

Il semblerait que c’est “Philippe II de Macédoine”, autrement dit le père d’Alexandre le grand, qui aurait cité pour la première fois la célèbre maxime “Diviser pour mieux régner”. Près de 2.000 ans plus tard cette phrase reste valable pour un grand nombre de discipline, y compris pour construire le planning d’un chantier.

Il est effectivement possible de décomposer les principales étapes du chantier à répartir grossièrement dans le déroulé du projet, puis d’aller dans le détail. C’est simple comme bonjour, mais il fallait tout de même le répéter car il arrive que des chefs de projet placent trop facilement une durée approximative du projet dans leur planning, alors qu’ils devraient s’assurer que chaque partie s’assemble bien. Par exemple, il faut vérifier que le délai est suffisant entre certaines parties, notamment si des délais imprévus doivent s’ajouter (exemple : main d’œuvre moins disponible à certains moments de l’année).

Estimer le temps de chaque tâche et les liens entre les tâches

En entrant plus en détail dans les missions, il faut approfondir le temps de chaque tâche. Mais il convient également de réfléchir au bon déroulé, et cela consiste notamment à étudier s’il y a un lien entre les tâches. Certaines missions ne peuvent être réalisées qu’après le passage d’un sous-traitant particulier.

Ne pas assigner d’intervenant dans un premier temps

Au premier stade de la création du planning, il n’est pas nécessaire de définir avec précision la personne qui ira sur place. Cela permet tout d’abord d’inclure le projet pour que ce soit cohérent avec une éventuelle deadline, puis de réfléchir à la répartition au bon intervenant qu’après cette étape.

Inclure les réunions dans le planning

Il arrive que le planning n’inclue que la répartition du travail d’un ouvrier. En réalité, le projet est un travail d’équipe et ne peut pas se réaliser correctement si certaines réunions préparatoires ne sont pas effectuées. Dès lors, après avoir grossièrement réparti les tâches d’un ouvrier sur le planning, il convient de transposer ce planning provisoire avec celui du chef de projet. Les réunions avec le client doit s’intercaler au bon moment. Si le chef de projet a pris des congés, alors cela doit être pris en compte pour ne pas bloquer les missions de l’ouvrier.

Prévoir les jours fériés et les congés

Les congés ne doivent pas être oubliés, mais il faut aussi penser aux jours de congés. L’un des exemples les plus flagrants concerne le mois de mai qui est parfois traître avec ses nombreux jours fériés, d’autant plus que certains collaborateurs en profitent parfois pour poser des jours afin de faire un pont. Pire encore, même si vos collaborateurs sont assidus, il est fréquent que d’autres sociétés avec lesquels vous collaborez, fonctionnent au ralenti à ces moments-là.

Evaluer s’il faut ajouter de la main d’œuvre

La répartition des missions, semaine après semaine, permet de se représenter facilement la charge de travail nécessaire. Un logiciel de gestion ou de planning professionnel est facilement capable d’établir le nombre d’heures de travail à réaliser. Dès lors, si vous n’avez que 2 employés de disponible, qui travaillent à 35h/semaine, et que certaines semaines demandent plus de 70h de travail, vous saurez aisément qu’il faudra y ajouter de la main d’œuvre, tel que des intérimaires.

Garder de la flexibilité en cas d’absence ou d’imprévu

Saturer un planning est une chose, mais prévoir l’imprévisible en est une autre. Il peut trop facilement y avoir des imprévus qui viendront casser le beau planning parfaitement orchestré. Parmi certaines des imprévus, il est possible de citer :

  • La maladie d’un collaborateur
  • Un accident qui immobilise un des ouvriers
  • L’abandon de poste ou la démission

Dans certaines professions, il est possible d’avoir dans son carnet d’adresse les coordonnées d’une entreprise d’intérim afin d’être capable de retrouver de la main d’œuvre rapidement.

Penser au planning des équipements

Le planning “humain” se construit dans le logiciel de gestion, mais il faut également songer au planning de certains matériels ou équipements limités. Les entreprises n’ont pas nécessairement le budget pour acheter en double ou en triple certains équipements. Dès lors, les collaborateurs doivent se répartir l’usage du matériel, sans se marcher sur les pieds. Cela doit être pris en compte lorsque des chantiers s’exécutent en parallèle.

Analyser l’existant pour s’améliorer

Dernière astuce et pas des moindres, il faut absolument utiliser un logiciel de gestion professionnel pour le suivi du travail réellement effectué. Cela permet de calculer la rentabilité et de la comparer avec le planning initial. Mois après mois, l’analyse de ce qu’il s’est réellement déroulé permet d’approfondir ses connaissances et d’améliorer la gestion de la planification. Un maître d’ouvrage expérimenté, le devient grâce à ses nombreuses années d’expériences et de toutes les erreurs qu’il a pu faire et découvrir avec le temps.